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全力以赴强保障 细微之处见真章
作者: 发布时间: 2018-01-08 点击率:

        2018年龙净战略管理年会圆满落下帷幕,作为会务组成员,我们收获满满,这其中有辛苦有焦灼,更有骄傲和自豪。牛顿说过:“把简单的东西复杂化,可以发现新领域;把复杂的东西简单化,可以发现新定律”。用这两种思维去看待会务工作的“简”与“繁”,加之后期的“变”,个中妙处自然值得回味。


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重心前移  迅速出击

        接到承办任务后,干法团队迅速成立了由杨小晓担任组长,王燕担任常务副组长的6人前期调研小组,并确定了本次会议的基本要求:品味、创新、节俭、环保。从整个会议的要素来看,召开的时间、地点、议程设置、会场布置、材料印制、物资采购等都有一定的规律。因此,我们很快做到了化繁为简。通过制定流程,明确每个环节的内容、完成时限、责任人等,形成了总体的组织纲领,并将会务工作分为三个阶段并展开落实,第一个阶段是前期调研,会务组成员仅为6人;第二阶段是中期筹备,会务组成员由6人增至10人;第三个阶段是后期执行,会务组成员由10人扩展至18人。

        为了不影响日常的本职工作,我们将整个筹备策划重心前移,迅速出击,早在2016年底便完成了酒店的考察和合作伙伴的确认,并于2017年3月完成合作合同签署。之后,会务组先后前往广州、三亚、海口、厦门、江苏等地就演绎资源、广告布置、物料采购等多方面进行调研,并在2017年年中基本完成。


科技办会  开放创新

        一年一度的战略管理年会是龙净文化的一大特色,已经成为龙净人的年度“精神史诗”,高规格、高级别办会,自然对会务工作提出了严格的要求。为了确保会务工作年年有提升、年年有特色,会务组重视对细节创新,强调改善无止境,追求零缺陷,更是植入了“大数据、互联网+”的思维,自主开发会议系统和晚宴抽奖系统。这个更接地气的会议系统,不仅提供了会议指南、汇编资料的在线阅读,还增设了参会资讯的查询、在线调查、实时反馈等功能,进一步将会务工作与管理提升、创新创效相结合,真正做到了科技办会、开放创新。


环保节俭  品味第一

        相比以往,本次会议更加提倡节俭环保。酒店和会场没有过多奢华的布置,会务组完全通过短信、邮件、微信会议系统等电子形式推送信息,庆祝晚宴的演出也取消使用干冰等一次性化学物品来渲染舞台气氛,减少了二氧化碳的排放量。虽然降低了排。?刺嵘?似肺。会务组将着力点放在了服务水平、服务特色和晚宴节目的内涵上。如通过提前制备房卡,手机扫描二维码实现签到,最大限度地缩短了报到时间,避免了现场拥挤签到,增强了参会代表的体验度。

        创意编排晚宴节目,将海南元素融入龙净文化,使得节目类型丰富多彩。如开场舞《搏·鳌》以大气磅礴之势彰显龙净人拼搏奋进、争优创先的风采;干法团队博士夫妇深情朗诵《我为蓝天而来》,极具思想性和感染力,节目的朗诵词及画面素材均由干法团队撰写及编排,展示了干法团队15年艰辛的发展历程,表达了对新时代的无限憧憬,擦亮了本次年会的文化底色。


全力以赴  各个击破

        今年的年会是干法团队成立十五周年的标志性会议,意义重大。如何延续高标准的服务,顺应新形式,满足新需求,保障年会圆满召开,对于会务组来说,无疑是个重大挑战,而对于筹备会议过程中频现的各种突发情况,更考验着全体会务成员的能力和意志。面对巨大压力和多重挑战,会务组没有丝毫气馁,主动向领导请示,凝心聚力,加强与外部第三方沟通,定期召开协调推进会,确保了从最新方案的审批到执行过程的管控,全程畅通无阻,推动了会务工作高效运行。

        沧:崃飨员旧,激情创新谱华章。年轻的会务组成员虽然略显稚嫩和青涩,但大家意气风发,敢闯敢拼,有着初生牛犊不畏虎的劲头,大家用汗水和心血全力保障博鳌年会的顺利举办,竭力为公司交上了一份满意的答卷,更让本次年会成为龙净又一届令人瞩目、难忘的年度盛会。

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